So wählen Sie die richtige Kreditkarte für Ihre gemeinnützige Organisation

Verwalten Sie den Cashflow für Ihre gemeinnützige Organisation und bauen Sie Kredite auf, indem Sie dieses wertvolle Tool mit Bedacht verwenden

Wenn es darum geht, Einkäufe zu tätigen oder Lieferanten zu bezahlen, ist eine gemeinnützige Organisation wie jedes andere Unternehmen, und eine Kreditkarte ist ein wertvolles Werkzeug, das die Verwaltung von Ausgaben bequemer macht. Es ist auch eine intelligente Art und Weise Kredit zu bauen. Also, wie wählen Sie die richtige Karte für Ihre gemeinnützige Organisation?

Einige Kreditkartenunternehmen und Banken bieten Karten an, die speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurden. Eine ausgezeichnete Kreditkartenressource für gemeinnützige Organisationen ist Charity Charge, eines der wenigen Kreditkartenprogramme für gemeinnützige Organisationen, für das keine persönlichen Garantien, keine Jahresgebühren oder eine persönliche Bonitätsprüfung von
erforderlich sind (sie kennzeichnen auch Ihre Karten). Charity Charge ermöglicht es Ihren Unterstützern auch, ihre eigene Mastercard Charity Charge-Karte zu verwenden, um automatische, steuerlich absetzbare Barbeiträge an Ihre gemeinnützige Organisation zu leisten.

Einige gemeinnützige Organisationen verwenden Karten für gewinnorientierte Unternehmen. In zunehmendem Maße ist dies nicht die beste Wahl, da der E.D. oder ein Vorstandsmitglied diese Karten normalerweise persönlich garantieren muss. Nichtsdestotrotz, wenn Ihre gemeinnützige Organisation diese Option wählt, suchen Sie nach Karten, die für Organisationen Ihrer Größe entwickelt wurden – eine Kreditkarte für kleine Unternehmen für eine kleine gemeinnützige Organisation usw. – und mit den Funktionen, die Ihnen wichtig sind, wie zum Beispiel:

  • Keine Jahresgebühr
  • Ein niedriger APR und / oder Einführungssatz
  • Online-Tracking-Tools
  • Karten für Mitarbeiter
  • Belohnungen in Form von Cashback auf geschäftsbezogene Ausgaben, Flugmeilen, Punkte, die an Ihre gemeinnützige Organisation gespendet werden können, oder etwas anderes, das für Ihre Organisation von Wert ist

Aufbau einer starken Geschäftskreditgeschichte

Abhängig vom Alter und der Kredithistorie Ihrer gemeinnützigen Organisation benötigen Sie einen guten bis hervorragenden Kredit, um sich für die meisten Karten zu qualifizieren. Wenn Sie eine neuere gemeinnützige Organisation sind, müssen Sie sich möglicherweise auf die Kreditwürdigkeit Ihres Geschäftsführers oder Vorstandsvorsitzenden verlassen, um sich zu qualifizieren. In diesem Fall wird der Name dieser Person wahrscheinlich auf der Karte anstelle des Namens Ihrer gemeinnützigen Organisation angezeigt, zumindest bis Ihre gemeinnützige Organisation eine starke Zahlungshistorie erstellt. Diese Person haftet auch persönlich für die Kreditkarte, auch wenn die gemeinnützige Organisation eine separate juristische Person ist.

Gemeinnützige Organisationen sollten sich daher bemühen, eine von jedem Vorstandsmitglied getrennte Kredithistorie zu erstellen. Sobald Ihre Organisation eine Bundessteuer-Identifikationsnummer und Geschäftsbankkonten in ihrem Namen hat, beginnen die Business Credit Bureaus – Equifax, Experian und Dun & Bradstreet – mit der Generierung von Business Credit Scores basierend auf Kreditverpflichtungen, rechtlichen Einreichungen und Unternehmenshintergrundinformationen. Die Punktzahlen reichen von Null bis 100. Wie bei persönlichen Krediten gilt: Je höher die Punktzahl, desto geringer ist das Risiko, das Ihre Organisation darstellt.

Die meisten Kartenunternehmen benötigen sowohl eine persönliche als auch eine geschäftliche Bonitätsprüfung, um sich für eine Geschäftskreditkarte zu qualifizieren. Wenn Sie jedoch Geschäftskredite aufbauen möchten, stellen Sie sicher, dass die Bank Karteninformationen an die Geschäftskreditbüros und nicht an die persönlichen Kreditauskunfteien meldet.

Um sicherzustellen, dass Sie starke Geschäftskredite aufbauen:

  • Zahlungen immer pünktlich leisten
  • Halten Sie das Guthaben niedrig und versuchen Sie, wenn möglich den vollen Betrag zu zahlen
  • Öffnen Sie nicht unnötig mehrere Kreditkarten

Formale Richtlinien schützen Ihren Steuerbefreiungsstatus

Da 501 (c) (3) s den Steuerbefreiungsstatus genießen, müssen Sie Folgendes beachten die Arten von Einkäufen mit Ihrer gemeinnützigen Kreditkarte. Wenn Sie es für persönliche Ausgaben verwenden, kann dies Ihren Status gefährden.

Vor diesem Hintergrund sollte Ihr Verwaltungsrat klare Richtlinien für die Verwendung von Kreditkarten festlegen, einschließlich:

  • Wer in der Organisation kann eine Kreditkarte erhalten und zu welchem Zweck
  • Ausgabenlimits für jeden Karteninhaber
  • Qualifizierende Ausgaben
  • Ausgaben und / oder Beträge, für die eine Vorautorisierung erforderlich ist
  • Verfahren zur Genehmigung von Gebühren
  • Dokumentation für die Einreichung von Ausgaben, d. H quittungen
  • Strafen für unsachgemäße Verwendung, einschließlich des Widerrufs von Kartenprivilegien

Risikominimierung

Wie jede andere Organisation müssen gemeinnützige Organisationen die Betrugswahrscheinlichkeit minimieren – und Kreditkarten stellen ein bestimmtes Risiko dar. Ermutigen Sie daher diejenigen, die die Kreditkarte Ihrer gemeinnützigen Organisation verwenden, einige Praktiken in ihre tägliche Routine aufzunehmen. Dazu gehören:

  • Geben Sie die Kontonummer nicht an Anrufer weiter, es sei denn, Sie wissen, dass sie seriös sind
  • Unterschreiben Sie niemals eine leere Quittung
  • Speichern von Quittungen zum Vergleich mit der Monatsrechnung
  • Melden Sie fragwürdige Gebühren oder eine verlorene oder gestohlene Karte umgehend

Stellen Sie außerdem eine klare Befehlskette für die Überprüfung von Kreditkartenabrechnungen und die Behebung von Unstimmigkeiten auf. Vorgesetzte sollten die Einkäufe der Mitarbeiter überprüfen, und die Geschäftsleitung sollte die der Vorstandsmitglieder überprüfen. Schließlich sollte jemand in einer Position der Finanzbehörde Kreditkartenabrechnungen mit Ihren Büchern monatlich abgleichen, um sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen übereinstimmen.

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